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12.5 Administração dos Contratos
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A administração dos contratos é o processo de assegurar que o desempenho do fornecedor
está adequada aos requerimentos contratuais. Em grandes projetos, com diversos
fornecedores de produtos e serviços, um aspecto chave da administração dos contratos é
gerenciar as interfaces entre os diversos fornecedores. A natureza da relação contratual
obriga que a equipe do projeto, ao administrar o contrato, esteja perfeitamente ciente das
implicações legais das ações tomadas.
A administração dos contratos também tem um componente de administração financeira.
As condições de pagamento devem ser definidas dentro do contrato e devem envolver uma ligação
específica entre o progresso medido do fornecedor e a remuneração paga ao fornecedor.
A administração do contrato inclui a aplicação dos processos apropriados de gerência
de projetos às relações contratuais, e a integração das saídas destes processos com a gerência do
projeto como um todo. Esta integração e coordenação freqüentemente ocorrerá em múltiplos
níveis, sempre que houver diversos fornecedores e produtos envolvidos. Os processos de
gerência de projetos que devem ser aplicados incluem:
Execução do plano do projeto, descrito na
Seção 4.2,
para autorizar o trabalho do contratado, no devido tempo. Relato de desempenho, descrito na
Seção 10.3,
para monitorar o custo, o cronograma, e o desempenho técnica do contratado. O controle de qualidade, descrito na
Seção 8.3,
para inspecionar e verificar se o produto do contratado está adequado. O controle de mudanças, descrito na
Seção 4.3,
para assegurar que as mudanças estão
adequadamente aprovadas e que todos que necessitam tomaram conhecimento.
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12.5.1 Entradas para a Administração dos Contratos
.1 Contrato. Os contratos estão descritos na Seção 12.4.3.1.
.2 Resultados do trabalho. Os resultados do trabalho do fornecedor – que subprodutos foram completados e quais ainda não, em que medida os padrões de qualidade foram atingidos, que custos foram incorridos ou comprometidos, etc. – são colecionados como parte da execução do plano do projeto (a Seção 4.2 fornece maiores detalhes sobre a execução do plano do projeto).
.3 Requisições de mudanças. As requisição de mudanças podem incluir modificações nas condições do contrato ou na descrição do produto ou serviço a ser fornecido. Se o trabalho do fornecedor não está satisfatório, então a decisão de terminar o contrato deveria também ser tratado como uma requisição de mudança. As mudanças contestadas, aquelas onde o fornecedor e a equipe do projeto não conseguem chegar a um acordo sobre a remuneração devida, são chamadas de reclamos, disputas ou apelos.
.4 Faturas dos fornecedores. O fornecedor deve, periodicamente, submeter as faturas solicitando pagamento pelo serviço prestado. Os requerimentos de faturamento, que incluem a necessária documentação de suporte, são normalmente definidos no contrato.
12.5.2 Técnicas e Ferramentas para a Administração dos Contratos
.1 Sistema de controle de mudança contratual. Um sistema de controle de mudanças contratuais define o processo pelo qual o contrato pode ser alterado. Ele inclui o serviço de escritório, sistemas de acompanhamento, procedimentos de resolução de disputas, e os níveis necessários de aprovação para autorizar as mudanças. O sistema de controle de mudança contratual deve ser integrado com o sistema de controle de mudanças (a Seção 4.3 descreve o sistema de controle geral de mudanças).
.2 Relatório de desempenho. O relatório de desempenho fornece à gerência informações sobre a eficiência do fornecedor com relação ao atendimento dos objetivos do contrato. O relatório do desempenho do contrato deve ser integrado com o relatório do desempenho do projeto, descrita na Seção 10.3.
.3 Sistema de pagamento. Os pagamentos aos fornecedores são, normalmente, processados pelo sistema de contas a pagar da organização executora. Nos grandes projetos, com muitos (ou complexos) requerimentos de contratação, o projeto pode desenvolver seu próprio sistema. Em qualquer caso, o sistema deve incluir as revisões e as aprovações apropriadas pela equipe do projeto.
12.5.3 Saidas da Administração dos Contratos
.1 Correspondências.Os termos e condições do contrato freqüentemente requerem documentos escritos para certos aspectos de comunicação fornecedor/comprador, tais como avisos de desempenho insatisfatória e mudanças ou esclarecimentos contratuais.
.2 Mudanças contratuais. As mudanças (aprovadas ou não aprovadas) são realimentadas através dos processos apropriados de planejamento do projeto e de aquisições do projeto, e o plano do projeto, ou outra documentação relevante, é atualizado quando apropriado.
.3 Requisições de pagamento.Isto assume que o projeto está usando um sistema de pagamento externo. Se o projeto tem seu próprio sistema de pagamento, a saída aqui seria simplesmente “pagamentos”.
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