12.4.1 Entradas para a Seleção de Fornecedores

.1 Propostas As propostas são descritas na Seção 12.3.3.1.

.2 Critérios de avaliação. Critérios de avaliação podem incluir amostras de produtos/serviços de fornecedores, previamente produzidas para a proposta e fornecer um caminho para a avaliação das qualidades e capacidades dos produtos. Eles também podem incluir a revisão de contratos de fornecedores históricos na organização. Os critérios de avaliação são descritos na Seção 12.2.3.2.

.3 Políticas organizacionais. Organizações envolvidas em projetos tipicamente de aquisições tem políticas formais que afetam a avaliação das propostas.

12.4.2 Técnicas e Ferramentas para a Seleção de Fornecedores

.1 Negociação contratual. A negociação contratual envolve o esclarecimento e o acordo mútuo da estrutura e requerimentos do contrato antes de sua assinatura. A linguagem final do contrato, deve refletir, o máximo possível, todo o acordo alcançado. Os assuntos cobertos incluem, mas não se limitam a, responsabilidades e autoridades, termos e leis aplicáveis, abordagens quanto à gerência técnica e do negócio, financiamento do contrato, e preço.
  No caso de documentos de aquisição complexos, a negociação contratual pode ser um processo independente com entradas próprias (p.ex., uma lista de questões ou itens abertos) e saídas (p.ex., declaração de entendimento mútuo "memorandum of understanding").

.2 Sistemas de ponderação. Um sistema de ponderação é um método para quantificar dados qualitativos para minimizar os efeitos de influências pessoais na seleção de fornecedores. A maioria destes sistemas envolve (1) designar um peso numérico para cada critério de avaliação, (2) atribuir notas para cada fornecedor em cada critério, (3) multiplicar o peso pela nota, e (4) totalizar os produtos resultantes para cálculo do resultado final.

.3 Sistema de Classificação. Um sistema de classificação envolve o estabelecimento de requerimentos mínimos de desempenho para um ou mais critérios de avaliação. Por exemplo, pode ser exigido dos fornecedores, a apresentação de um gerente de projetos que tenha qualificações específicas–for exemplo, um PMP–antes que o restante da proposta seja considerada.

.4 Estimativas independentes. Em muitos documentos de aquisição, a organização contratante pode preparar suas próprias estimativas para servir de base para avaliação dos preços propostos. A ocorrência de diferenças significativas em relação às estimativas pode indicar que a SOW não foi adequada ou que o fornecedor não entendeu ou errou no pleno atendimento à SOW. Estas estimativas são freqüentemente referenciadas como estimativas deve custar.

12.4.2 Saídas da Seleção de Fornecedores

.1 Contrato. Um contrato é um compromisso mútuo que obriga ao vendedor fornecer o produto especificado e obriga ao comprador pagar por ele. Um contrato é um relacionamento legal sujeito a recurso no tribunal. O acordo pode ser simples ou complexo, usualmente (mas não sempre) refletindo a simplicidade ou a complexidade do produto. Contrato pode ser chamado, entre outros nomes, um contrato, um acordo, um subcontrato, uma ordem de compra, ou uma declaração de entendimento mútuo. A maioria das organizações têm políticas e procedimentos documentados definindo quem pode assinar tais acordos em nome da empresa, tipicamente chamado de um delegação de autoridade para aquisições.
  Embora todos os documentos do projeto estejam sujeitos a alguma forma de revisão e aprovação, a natureza do compromisso legal do contrato usualmente implica na sua submissão a um processo de aprovação mais extenso. Em todos os casos, um foco principal do processo de revisão e aprovação deve ser assegurar que a linguagem do contrato descreve um produto ou serviço que atenderá às necessidades identificadas. No caso de grandes projetos empreendidos por agências públicas, o processo de revisão pode até incluir uma revisão pública dos documentos do acordo.