12.2.1 Entradas para a Preparação das Aquisições

.1 Plano de gerência das aquisições. O plano de gerência das aquisições está descrito na Seção 12.1.3.1.

.2 Declaração de trabalho (SOW). A declaração de trabalho está descrita na Seção 12.1.3.2.

.3 Outras saídas de planejamento. As outras saídas de planejamento (ver Seção 12.1.1.5), que podem ter sido modificadas desde quando foram consideradas como parte do plano de contratrações, devem ser revistas novamente como parte da solicitação. Em particular, a preparação das aquisições deve ser intimamente alinhadas com o cronograma do projeto.

12.2.2 Técnicas e Ferramentas para a Preparação das Aquisições

.1 Formulários padrões. Os formulários padrões podem incluir padrões de contratos e descrições de itens de compra, ou versões padronizadas de parte ou toda a documentação necessária ao edital (ver Seção 12.2.3.1). As organizações que operam com substanciais quantidades de aquisições, devem ter muitos desses documentos padronizados.

.2 Avaliação especializada. A avaliação especializada está descrita na Seção 12.1.2.2.

12.2.3 Saídas da Preparação das Aquisições

.1 Documentos de aquisição. Os documentos de aquisição são usados para obtenção de propostas a partir dos fornecedores potenciais. Os termos coleta de preços ou cotação são geralmente usados quando a decisão de seleção do fornecedor é baseada em preço (quando comprando itens padrões ou comerciais), enquanto o termo proposta é geralmente usado quando outras considerações, tais como abordagens técnicas ou habilidades técnicas forem predominantes (quando comprando serviços profissionais). Entretanto, os termos são muitas vezes trocados, devendo se tomar cuidado para não se fazer suposições sem fundamento acerca das implicações dos termos usados. Alguns nomes comuns para diferentes tipos de documentos de aquisição incluem: Coleta de Preços (Invitation for Bid "IFB"), Solicitação de Proposta (Request for Proposal "RFP"), Solicitação de Cotação (Request for Quotation "RFQ"), Convite para Negociação, e Resposta Inicial ao Contratante.
  Os documentos de aquisição devem ser estruturados para propiciar respostas corretas e completas por parte dos fornecedores. Eles devem sempre incluir a especificação do trabalho (SOW), uma descrição da forma desejada de resposta, e quaisquer cláusulas contratuais necessárias (p.e., uma cópia de modelo de contrato, cláusula de sigilo). Contratos com o governo, podem ter parte ou toda a estrutura dos documentos de aquisição, definida por regulamentos.
  Os documentos de aquisição devem ser rigorosos o bastante para garantir consistência, e respostas equivalentes, mas ao mesmo tempo flexíveis o suficiente para permitir sugestões dos fornecedores quanto às melhores formas de atender aos requerimentos.

.2 Critérios de avaliação. Os critérios de avaliação são usados para classificar ou selecionar propostas. Eles podem ser objetivos (p.e., ”O gerente de projetos indicado deve ser um Project Management Professional, PMP” ) ou subjetivos (p.e., “O gerente de projetos indicado deve ter experiência prévia documentada em projetos similares”. Os critérios de avaliação são freqüentemente incluídos como parte dos documentos de aquisição.
  Os critérios de avaliação podem ser limitados ao preço de compra quando o item a ser adquirido é prontamente disponível em vários fontes aceitáveis (preço de compra neste contexto abrange tanto o custo do item quanto as despesas adicionais, como a entrega). Quando este não é o caso, outros critérios de seleção devem ser identificados e documentados para embasar uma avaliação integrada. Por exemplo:

   Compreensão das necessidades – demonstrado pela proposta do fornecedor.

   Custo global ou custo do ciclo de vida – Será que o fornecedor selecionado produzirá a um custo total menor (custo da compra mais o custo operacional)?

   Capacidade técnica – Será que o fornecedor tem, ou será razoável esperar que ele venha a adquirir, as habilidades e o conhecimento técnicos necessários?

   Abordagem gerencial – será que o fornecedor tem, ou será razoável esperar que ele venha a desenvolver, processos e procedimentos gerenciais que assegurem um projeto de sucesso?

   Capacidade financeira – será que o fornecedor tem, ou será razoável esperar que ele venha a obter, os recursos financeiros necessários?

.3 Atualizações na declaração de trabalho. A declaração de trabalho está descrita na Seção 12.1.3.2 As modificações em uma ou mais declarações de trabalho podem ser identificadas durante a preparação das aquisições.