O primeiro passo do desenvolvimento do Plano de Resolução de Problemas é definir o procedimento a ser seguido para lidar com cada categoria de problema. No RUP (Rational Unified Process), os procedimentos de gerenciamento de problemas são acionados:

• na tarefa Tarefa: Manipular Problemas de Exceções, com base nos problemas identificados em uma Avaliação de Status;
• Controles de Mudança emergentes para controlar defeitos
• anomalias descobertas durante revisões
• não-conformidades surgidas durante auditorias e revisões de processos

As Avaliações de Status são criadas como uma preparação para as revisões programadas de status do projeto. Entretanto, a Lista de Problemas, quando presente, pode ser atualizada de maneira não planejada durante a Tarefa: Monitorar o Status do Projeto, se forem identificados problemas que exijam resolução imediata.

Considere os seguintes itens:

• O(s) método(s) que os membros da equipe usarão para apontar o problema (p. ex., identificar defeito, especificar Controle de Mudanças)
• Quem estará envolvido na avaliação do problema e decidirá a melhor abordagem para a resolução?
• Qual será o mecanismo para implementar a resolução escolhida (p. ex., enviar uma Controle de Mudanças, criar uma Ordem de Trabalho)?
• Como as ações corretivas serão marcadas como concluídas?

É importante manter uma lista ou um log atual dos problemas identificados e dos status correspondentes. É possível usar ferramentas distintas para cada categoria de problema (p. ex., um sistema de controle de defeitos pode ser usado para gerenciar problemas de produto, enquanto uma simples planilha pode ser usada para rastrear problemas de projeto).

Nesta seção, identifique as ferramentas, os bancos de dados e os arquivos a serem usados para rastrear problemas no projeto. Além disso, identifique todas as técnicas específicas a serem usadas. Elas podem incluir técnicas para:

• Identificação de problemas
• Análise do problema
• Atribuição de prioridades a problemas
• Verificação de ações corretivas

Na maioria dos projetos, os problemas que surgem são revisados regularmente por uma equipe de "triagem", formada por representantes de cada subequipe do projeto (ou seja, gerenciamento, desenvolvimento, teste, garantia de qualidade, etc.). A equipe avalia cada problema e implementa um plano de ação para corrigi-lo.

No seu plano, identifique os indivíduos que participarão das atividades de triagem. Se equipes de triagem distintas forem usadas para administrar diferentes categorias de problema, identifique cada grupo separadamente.

Identifique também os grupos ou indivíduos que serão responsáveis por verificar que as ações corretivas identificadas para cada problema foram implementadas.

No seu plano, identifique um planejamento para as reuniões regulares de "triagem" de gerenciamento de problemas.

A definição de um planejamento para as atividades de gerenciamento de problemas é importante para o fluxo estável de um projeto. Ela fornece à equipe do projeto um ambiente confiável e consistente para apontar e resolver problemas. Uma prática recomendada do segmento de mercado é ter uma "sala de guerra" diária, logo de manhã, à qual qualquer membro da equipe possa comparecer e identificar problemas para triagem.