A reunião de Revisão da Aceitação do Projeto é uma reunião entre um ou vários representantes do cliente, a equipe de gerenciamento do projeto (o gerente do projeto e os líderes das várias áreas funcionais da equipe) e a Autoridade para Revisão de Projetos.

Depois que os participantes da reunião forem identificados, defina uma data/hora para a reunião. É importante que você forneça tempo de antecedência suficiente para que os participantes possam revisar o material que será utilizado para a decisão de aprovação.

Distribua o material de revisão para os revisores antes da reunião. Certifique-se de que esse material foi enviado com tempo de antecedência suficiente para que os revisores possam revisá-lo com calma. Esse material deve incluir, no mínimo:

• Avaliação de Iteração, incluindo os testes e as revisões de aceitação do produto
• Plano de Desenvolvimento de Software (com o Plano de Aceitação do Produto anexado)

Durante a reunião, os participantes revisam os resultados dos testes e das revisões de aceitação do produto reportados na Avaliação de Iteração. Usando os critérios de aceitação de produto contidos no Plano de Aceitação do Produto, o grupo determina o seguinte:

• Resultados da auditoria física - o cliente recebeu todos os produtos liberados do projeto?
• Resultados da auditoria funcional - os resultados das revisões e dos testes de aceitação do produto demonstram que o produto atende a seus requisitos?
• O cliente recebeu qualquer treinamento necessário?
• Se necessário, a instalação local foi concluída com sucesso?

No final da reunião, os revisores devem tomar a decisão de aprovação. Se algum critério de aceitação do produto não foi atendido, o cliente poderá aceitar o produto somente se determinadas ações corretivas forem executadas. Nesse caso, você poderá optar por iniciar uma nova iteração para lidar com os problemas apontados.

O resultado da Revisão da Aceitação do Projeto pode ser um dos mencionados a seguir:

Se o projeto não for aceito pelo cliente, a equipe de projeto deverá programar as ações corretivas identificadas e reenviar uma Avaliação de Iteração revisada por um revisor de assessoria. No caso de uma "Aceitação Condicional", essa avaliação precisa somente confirmar que as ações corretivas especificadas foram concluídas. Entretanto, se o projeto "não foi aceito", o conjunto completo de revisões e testes de aceitação do produto deve ser desempenhado.

No final da reunião, um Registro de Revisão é concluído, capturando todas as discussões ou itens de ação importantes e registrando o resultado da Revisão da Aceitação do Projeto. Se o resultado não foi aceito, uma Reunião de Revisão de Aceitação do Projeto de acompanhamento deve ser planejada para uma data posterior.