Os participantes da Reunião de Planejamento do Projeto devem incluir representantes da gerência sênior e todos os grupos que terão que envolver recursos no projeto, conforme requerido pelo Plano de Desenvolvimento de Software (por exemplo, Desenvolvimento/Engenharia, Operações, QA, Teste, Suporte ao Cliente, etc.). Geralmente, entre esses participantes, estará a Autoridade de Revisão de Projeto, juntamente com os líderes de várias áreas funcionais da equipe do projeto.

Depois que os participantes da Reunião de Revisão do Planejamento do Projeto forem identificados, defina uma data/hora para a reunião. É importante fornecer o material aos participantes com tempo de antecedência suficiente para que eles possam revisar o material que será usado como base para a decisão de aprovação.

Antes da reunião, distribua os materiais do projeto aos revisores. Certifique-se de que esse material foi enviado bem antes da Reunião de Revisão da Aprovação do Projeto, com tempo de antecedência suficiente para que os revisores possam revisá-lo com calma. Um conjunto mínimo de produtos de trabalho que deve ser apresentado para revisão é:

• Visão
• Caso de Negócio
• Lista de Riscos
• Plano de Desenvolvimento de Software (e seus planos anexos)

Durante a reunião, os revisores avaliam o Plano de Desenvolvimento de Software proposto para determinar se ele representa um programa de atividade que fornecerá os objetivos do projeto. Os revisores também procuram quaisquer suposições ou omissões incorretas no plano. Considere o seguinte:

• O plano aborda as necessidades identificadas em Caso de Negócio e Visão?
• O plano fornecerá os resultados desejados de acordo com o programa e o orçamento apresentados em Caso de Negócios?
• O plano foi desenvolvido com um nível de detalhe suficiente para que o resultado do projeto possa ser previsto de maneira realista?
• As estimativas do projeto foram preparadas com métodos de som analíticos?
• Os pontos e os marcos de revisão são programados em intervalos periódicos suficientes?
• Os planos diminuem/evitam todos os riscos graves?
• Os recursos suficientes são identificados no plano? Esses recursos estão disponíveis?
• Os papéis e as responsabilidades estão claramente definidos?
• Os processos de monitoração e controle estão definidos no plano de modo aceitável?
• Todos os planos e diretrizes de suporte são concluídos em um nível aceitável de detalhe?

No final da reunião, os revisores devem tomar a decisão de aprovação. O resultado pode ser um dos seguintes:

No final da reunião, um Registro de Revisão é concluído, capturando todas as discussões ou itens de ação importantes e registrando o resultado da Revisão do Planejamento do Projeto. Se o resultado foi "decisão adiada", uma Reunião de Revisão do Planejamento do Projeto de acompanhamento deve ser planejada para uma data posterior.