Tarefa: Revisão da Aprovação do Projeto

Planejar Reunião de Revisão de Aprovação do Planejamento

O primeiro passo é identificar as pessoas que devem participar do processo de aprovação do projeto e programar um horário a fim de que eles se reúnam para revisar a proposta do projeto. A maioria das organizações possui uma comissão permanente de gerenciamento que toma essas decisões. Geralmente, essa comissão inclui a representação das áreas técnica, financeira, de marketing e de vendas do negócio.

Depois que os participantes da Reunião de Revisão da Aprovação do Projeto forem identificados, defina uma data/hora para a reunião. É importante fornecer o material aos participantes com tempo de antecedência suficiente para que eles possam revisar o material que será usado como base para a decisão de aprovação.

Distribuir Materiais de Reunião

Antes da reunião, distribua os materiais do projeto aos revisores. Certifique-se de que esse material foi enviado bem antes da Reunião de Revisão da Aprovação do Projeto, com tempo de antecedência suficiente para que os revisores possam revisá-lo com calma. Um conjunto mínimo de produtos de trabalho que deve ser apresentado para revisão é:

Visão
Caso de Negócio
Lista de Riscos

Conduzir Reunião de Revisão de Aprovação do Projeto

Durante a reunião, os revisores avaliam os méritos do projeto proposto. O objetivo é o grupo decidir se o projeto deverá ou não ser levado adiante. Considere o seguinte:

Os benefícios que o produto oferece ao cliente
Os benefícios internos que o produto oferece ao negócio
Os benefícios técnicos oferecidos pelo produto
Os custos do projeto podem ser acomodados?
Existe um retorno sobre investimento (ROI) adequado?
Os recursos necessários estão disponíveis ou podem ser adquiridos?
As obrigações envolvidas no início do projeto (Fase de Iniciação) podem ser cumpridas?

No final da reunião, os revisores devem tomar a decisão de aprovação. O resultado pode ser um dos seguintes:

Aprovado	O projeto será levado adiante. No mínimo, os fundos e recursos serão disponibilizados para as atividades iniciais da Fase de Iniciação.
Não Aprovado	Não há mérito suficiente para prosseguir com este projeto
Decisão adiada	São necessárias mais informações ou uma investigação mais aprofundada para que se tome uma decisão de aprovação.

Registrar Decisão

No final da reunião, um Registro de Revisão será concluído, capturando quaisquer discussões ou itens de ação importantes e registrando o resultado da Revisão da Aprovação do Projeto. Se o resultado foi "decisão adiada", uma Reunião de Revisão de Aprovação do Projeto de acompanhamento deve ser planejada para uma data posterior.