A reunião de Revisão de Projeto pela PRA é realizada entre a Autoridade de Revisão de Projeto e a equipe de gerenciamento do projeto (o gerente do projeto e os líderes das várias áreas funcionais da equipe de projeto). A natureza da PRA como uma entidade organizacional é definida no Plano de Desenvolvimento de Software.

Depois que os participantes da reunião forem identificados, defina uma data/hora para a reunião. É importante fornecer o material aos participantes com tempo de antecedência suficiente para que eles possam revisar o material que será discutido na reunião.

Antes da reunião, distribua aos revisores a Avaliação de Status (desenvolvida na tarefa Reportar Status). Certifique-se de que esse material foi enviado com tempo de antecedência suficiente para que os revisores possam revisá-lo com calma.

Durante a reunião, o gerente de projeto apresenta a Avaliação de Status à PRA. Se a PRA tiver perguntas sobre o andamento do projeto, elas poderão ser apresentadas neste momento ou capturadas como um item de ação para a equipe de gerenciamento do projeto. Se algum problema do projeto for levantado, o grupo poderá discutir possíveis soluções e atribuir itens de ação à PRA ou à equipe de gerenciamento do projeto. Quaisquer itens de ação são capturados no Registro de Revisão para acompanhamento posterior.

A apresentação do gerente de projeto deve abordar o seguinte:

• Os principais marcos de projeto realizados
• Os desvios de andamento em relação aos objetivos especificados no Plano de Desenvolvimento de Software
• Variações de programação/esforço
• Variações de despesa x orçamento
• Mudanças no escopo estimado do trabalho
• Variações na métrica de qualidade
• Status dos riscos do projeto.
• Quaisquer riscos existentes percebidos
• Quaisquer novos riscos identificados
• Os problemas que surgirem - geralmente, são problemas que o coordenador de projeto deve encaminhar à PRA para resolução
• Acompanhamento das Revisões de Projeto pela PRA anteriores - status dos itens de ação das reuniões anteriores
• Marcos de projeto futuros

No final da reunião, um Registro de Revisão é concluído, capturando todas as discussões ou itens de ação importantes, e distribuído aos participantes da reunião. O coordenador de projeto alimenta qualquer item de ação designado à equipe do projeto na tarefa Planejar e Designar o Trabalho, ativando Controles de Mudanças e Ordens de Trabalho conforme apropriado.