Objetivo: Definir o escopo e a data da próxima avaliação a ser realizada.

O número de avaliações de progresso que deverão ser realizadas depende da complexidade e do tamanho do projeto. Projetos mais complexos devem ser acompanhados com maior precaução, desta forma, o número de avaliações deverá ser maior do que para sistemas relativamente simples. Já projetos de pequeno porte que contém ciclos de tempo reduzidos, ou projetos usando uma técnica de desenvolvimento incremental rápida, deverão realizar avaliações em menores espaços de tempo, como forma de acompanhar o curto tempo de desenvolvimento. Gerentes experientes tem mais facilidade para encontrar o número de avaliações apropriado, pois utilizam experiências passadas e dados históricos de outros projetos para encontrar tal valor.

O Gerente de Projeto deve definir qual o escopo da avaliação de progresso, e quando os dados deverão ser avaliados. O escopo indicará quais casos de uso serão considerados na avaliação de progresso, e qual o intervalo de tempo essa avaliação irá cobrir. A data na qual o progresso no projeto deverá ser avaliado, geralmente coincide com as datas dos marcos de referências, pois representam pontos relevantes para o controle da produtividade do projeto e apresentam resultados mais fáceis de serem visualizados. No caso de um processo iterativo, geralmente no final de cada iteração é interessante validar o produto gerado avaliando, assim, o projeto.

Objetivo: Atribuir a um dos integrantes de cada equipe, a responsabilidade de garantir que os Gantt charts estão sendo produzidos e que os artefatos necessários para cálculo do progresso funcional, de desempenho e da qualidade estejam disponíveis e atualizados.

Visa descentralizar do gerente as responsabilidades de aquisição dos dados de uma equipe. O gerente já possui responsabilidades demais, sendo mais adequado deixar o trabalho de coletar e garantir que as métricas do processo estão sendo produzidas para um membro responsável em cada equipe, dividindo assim as tarefas e facilitando a aquisição dos dados. O gerente deve definir como líder da equipe aquele que demonstrar maior interesse, espírito de liderança e facilidade de comunicação.

Objetivo: Identificar os principais objetivos a serem atingidos pela avaliação a ser realizada.

Determina quais os resultados esperados das métricas a serem coletadas e o status do projeto como um todo. O valor esperado pode corresponder a um valor obtido através de relatos de experiências anteriores com projetos semelhantes ou ainda ser apenas um incremento percentual esperado pelo gerente como resultado da avaliação. Outra meta importante é identificar quais os casos de uso do projeto serão focalizados durante a avaliação, permitindo ao gerente avaliar apenas partes críticas do projeto.