Objetivo: Buscar os dados relativos ao problema.

O primeiro passo para a solução do problema é buscar os dados relacionados ao mesmo, para que se possa verificar a profundidade do problema. Nesse caso, deve-se capturar as informações relativas à atividade que está com problemas, verificando o tempo previsto para o fim da atividade, caso o problema continue.

A existência de alguma dificuldade/problema, na execução de alguma atividade ou realização de algum use case, está implicitamente relacionado à qualidade na execução do projeto. Muitas vezes, projetos não foram planejados de acordo com a realidade, dificuldades surgem devido a necessidade da utilização de uma nova tecnologia, pessoal alocado para a realização de uma atividade não foi corretamente escolhido, fatores externos atrapalham a execução da atividade, entre outros fatores, que nesse momento, devem ser identificados.

Objetivo: Identificar possíveis soluções para o problema ocorrido.

De posse das difculdades internas e externas localizadas no passo anterior, o gerente deve realizar um estudo para encontrar as possíveis soluções para tais problemas. Existem alguns problemas que apresentam soluções imediatas, que não corresponderão a atrasos no projeto, tais como realocação de pessoal, melhoria da comunicação entre os membros da equipe, realocação da atividade para um momento de melhor estrutura física/tempo, etc. Alguns problemas apresentam soluções a médio/longo prazo, podendo representar atrasos no projeto, tais como contratação de uma equipe de consultoria, aquisição de uma nova ferramenta para solução das dificuldades encontradas, alterações no projeto do sistema, etc. Por fim, existem problemas onde atrasos são inevitáveis. Nesses casos é necessário definir mecanismos para se minimizar o impacto do problema no projeto como um todo, de forma a garantir que o deslocamento no cronograma do projeto seja o mínimo possível.

Todas as soluções encontradas devem ser documentadas e apresentadas no Documento de Soluções, que deve conter as informações relativas ao problema que a solução está relacionada, a descrição dos passos para execução da solução e os riscos que são inerentes àquela solução.

Objetivo: O gerente deve ponderar sobre as soluções encontradas, de forma a identificar aquela que melhor se adeque a situação atual do projeto e da organização.

A escolha do gerente deve indicar a solução que será utilizada com o intuito de resolver/minimizar o problema observado. De posse do documento de soluções, o gerente observará as vantagens e desvantagens de cada solucão relacionada ao problema. Nesse momento é muito importante considerar a facilidade de implantação, a confiabilidade, a efetividade, os riscos inerentes, a cobertura, entre outros fatores relacionados a cada solução documentada.

Objetivo: Implantar a solução identificada de forma a resolver o problema identificado.

Nessa etapa, o gerente deve realizar a solução escolhida no passo anterior, seguindo a descrição e as tarefas necessárias, que estão indicadas no documento de soluções. Durante a execução da solução, o gerente deve sempre se preocupar com os riscos associados à mesma, monitorando o processo de implantação e obeservando se os resultados que estão sendo obtidos são os esperados. Caso algum risco que tenha sido previamente levantado, venha a ocorrer, o gerente deve tratar o mesmo, de acordo com o documento de soluções, de modo a evitar que o mesmo represente prejuízo para o projeto. Além disso, o gerente deve sempre estar atento ao surgimento de novos riscos, e deve identificar maneiras de se controlar e evitar os mesmos.

Objetivo: Atualizar o plano de projeto, de modo que o mesmo venha a refletir as alterações relacionadas à solução do problema.

Tal atividade consiste em verificar quais pontos são necessários mudar no plano de projeto, para que o mesmo venha a condizer com a atual realidade do projeto. Mudanças no cronograma, nas equipes de desenvolvimento, nas atividades, e até mesmo nos diagramas e documentos do projeto, podem ter acontecido, de forma a solucionar um determinado problema encontrado. O resultado desse passo é o plano de projeto atualizado com as novas informações do projeto.