O uso de ferramentas informatizadas de colaboração pode potencializar os resultados do processo de priorizar as demandas dos interessados. Softwares de colaboração -- também chamados groupware, meetingware, ou group support systems (GSS) -- são utilizados para potencializar os resultados de workshops de requisitos.

Esse tipo de software traz diversas vantagens, tais como:

• Nivelamento de poder: a possibilidade de anonimato nas contribuições elimina os efeitos da diferença de poder ou dominância entre indivíduos da organização, permitindo que minorias tenham voz e sejam ouvidas.
• Velocidade, documentação imediata: os participantes podem informar suas respostas e contribuições simultaneamente, o que acelera a documentação das discussões no workshop. As informações, e por consequência a memória da discussão em grupo, tornam-se disponíveis instantaneamente.
• Permite a participação de um grupo maior: o uso de software colaborativo, principalmente com participantes distribuídos geograficamente participando de forma remota, permite trazer aos workshops um maior número de interessados, agregando mais conhecimento, informação e habilidades.

Também é preciso ficar atento às potenciais desvantagens do uso dos software colaborativos:

• Perda do contato humano: a colaboração por software impede a percepção das nuances da linguagem não verbal, típica do contato "cara-a-cara". Isso torna mais difícil detectar mal-entendidos, discordâncias e desmotivação entre os participantes. Também torna mais demorado o processo de construção de um vocabulário comum no grupo.
• Convergência é mais difícil: a distância entre participantes e as limitações das ferramentas, comparados ao workshop presencial, torna mais difícil estabelecer acordos e decisões convergentes, pois nesse contexto o processo de negociação é mais rígido e estruturado.
• Alienação ou aversão à tecnologia: alguns indivíduos são relutantes a colaborar em uma situação não-familiar, por exemplo quando envolve tecnologia. Este problema é potencializado quando, além disso, o tema das discussões é naturalmente controverso.
• "Franco-atiradores": o anonimato dá margem a que as pessoas se manifestem de forma não construtiva, ou perturbadora para os objetivos do workshop.