Regra Número 1: Para facilitar a cobertura por parte da mídia, o período da manhã é o mais indicado. À tarde, as redações estão fechando o jornal e por isso, há um número reduzido de repórteres disponíveis. Contato para divulgação de um evento não deve ser feito com muita antecedência. O ideal é informar o editor 3 ou 4 dias antes, enviar material e, no dia anterior, ligar para o editor lembrando os pontos principais (horário, local...). Um contato com mais antecedência só ocorrerá caso haja necessidade de deslocamento de pessoal, contratações extras ou preparação de credencial. Às vezes o editor terá que providenciar viagens para a cobertura e você deve cuidar e acompanhar todos os detalhes. Procure saber quais são as dificuldades e, sempre que for possível, tome a frente para resolvê-las. É bom definir quem ficará responsável pelas entrevistas sobre o evento. Essa pessoa deve estar disponível para fazê-lo sempre que for possível. Muitas vezes, o repórter chega atrasado durante palestras, por exemplo, mas isso não deve ser impedimento para a entrevista.
Para garantir a veiculação da logomarca do evento, se houver, é bom posicioná-la logo atrás da mesa dos palestrantes ou da pessoa em destaque no evento. Certamente, essa imagem será explorada na edição da matéria. O mesmo cuidado dever ser tomado quando a entrevista for conduzida. A logomarca deve estar também cobrindo a mesa principal e no púlpito onde ficarão os palestrantes. Mesmo já tendo enviado material escrito ao editor, os repórteres devem receber, no local, informações adicionais impressas. Isso facilita o trabalho do repórter e evita erros.