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10.4 Encerramento Administrativo
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Todo projeto ou fase requer encerramento, depois de alcançar seus objetivos ou vir a
terminar por outras razões. O encerramento administrativo consiste em
documentar os resultados do projeto para formalizar a aceitação do produto do projeto
pelos patrocinadores ou clientes. Isto inclui a coleta dos registros do projeto;
garantindo que eles reflitam as especificações finais; análise do sucesso, efetividade
do projeto e lições aprendidas e o arquivamento dessas informações para uso futuro.
As atividades do encerramento administrativo não devem ser retardadas até a
conclusão do projeto. Cada fase do projeto deve ser apropriadamente encerrada para
assegurar queas informações úteis e importantes não sejam perdidas. Em adição, as habilidades
dos empregados devem ser atualizadas no banco de dados para refletir a novas habilidades e
aumento de proeficiência.
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10.4.1 Entradas para o Encerramento Administrativo
.1 Documentação da medição do desempenho. Toda a documentação produzida para registro e análise do desempenho do projeto, incluindo os documentos de planejamento que estabeleceram a estrutura da medição do desempenho, deve estar disponível para revisões durante o encerramento administrativo.
.2 Documentação do produto. Os documentos produzidos para descrever o produto do projeto (planos, especificações, documentação técnica, plantas, arquivos eletrônicos, etc) devem , também, estar disponíveis para revisões durante o encerramento administrativo.
.3 Outros registros do projeto. Os registros do projeto são discutidos na Seção 10.2.3.1.
10.4.2 Técnicas e Ferramentas para o Encerramento Administrativo
.1 Técnicas e ferramentas de relato de desempenho.As ferramentas e técnicas de relato de desempenho estão discutidas na Seção 10.3.2.
.2 Relatórios do Projeto. Veja Seção 10.2.3.2.
.3 Apresentações do Projeto. Veja Seção 10.3.3.3.
10.4.2 Saídas do Encerramento Administrativo
.1 Acervo do projeto. Um conjunto completo dos registros do projeto indexados deve ser preparado para arquivamento pelas partes apropriadas. Quaisquer bancos de dados pertinentes ao projeto, sejam eles específicos daquele projeto, ou a nível de programa, devem ser atualizados. Quando os projetos são feitos sob contrato ou quando envolvem um volume significativo de contratação, deve ser dispensada uma atenção particular ao arquivamento de registros financeiros.
.2 Encerramento do projeto. Confirmação que o projeto atendeu a todos os requerimentos de produtos (o cliente aceitou formalmenteos resultados e entregas do projeto e os requerimentos solicitados pela organização–por exemplo, evoluções do staff, relatórios orçamentários, lições aprendidas, etc.).
.3 Lições aprendidas. As lições aprendidas estão discutidas na Seção 4.3.3.3.
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